新规今日起正式施行，科研档案电子化这样做才合规…

今日起，由国家档案局、科技部发布的《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》），正式开始施行。

▲ 图片来源：国家档案局官网

近年来，随着我国创新驱动发展战略的实施和科技体制改革步伐的不断加快，1987年由国家科学技术委员会、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》中的部分内容已不能适应当前科研档案工作发展需要。为了解决当前科研档案工作存在的问题，加强科研档案工作，促进档案工作更好为科技创新服务，全新的《规定》也在日益高涨的呼声中向我们走来，并于2020年11月1日起正式开始施行。

《规定》全文共28条，其中多次点名“科研电子文件”，并对科研电子档案的使用、管理、归档、保存等提出了较为具体的要求。此外，《规定》还明确：针对符合条件的科研电子文件可仅以电子形式归档保存，鼓励有条件的单位开展科研档案数字化、促进科研档案信息共享。

第十六条 科研电子文件的形成、收集、整理、归档及科研电子档案的保管、利用、鉴定、处置等应当按照国家电子文件归档和电子档案管理的有关规定进行。

第十七条 各单位建设或使用科研项目管理系统时，应当充分考虑科研档案管理需要，设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。归档的科研电子文件及其存储格式、元数据等应当符合国家相关规范要求。

第十八条 符合下列条件的单位，科研电子文件可仅以电子形式归档保存。

• 形成的科研电子文件来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

• 形成科研电子文件的系统能够准确、完整、有效 接收和读取电子文件，能够输出符合国家标准归档格式的电子文件，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

• 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子文件，功能符合电子档案的长期保管要求。

• 采取有效措施，防止科研电子档案被篡改。

• 建立科研电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

• 从外部接收的电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。

第十九条 科研档案应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）进行整理，科研电子档案应当按 照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）进行整理。有条件的单位可以开展科研档案数字化。

第二十二条 各单位应当建立健全科研档案开放利用机制，促进科研档案信息共享，加强科研档案资源深度开发。科研档案的开发利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定。

科研档案电子化——大势所趋

纸质科研档案受存储媒介和存储环境影响，容易出现虫蛀、损坏、字迹模糊等问题，收发不易、保存困难、查阅不便、利用率低，难以充分发挥档案资源应有的价值。而科研电子文件则很好的打破了这种不便，一方面在当代互联网媒体传播环境下，电子文件的存储具有天然优势，可以大量节约仓储、修复、邮寄等费用；另一方面科研电子文件在传播分享和利用层面也更加便捷。

在飞速发展的信息化社会，《规定》的正式施行也意味着科研档案电子化将迎来全新的发展。

科研档案电子化——技术保障

科研档案即科学技术研究档案，是重要的科研资料。在科研档案电子化的过程中，如何通过可靠的技术手段保障其真实性、有效性和不可篡改性成科研档案电子化工作中的问题。根据《规定》所述要求，上海CA为您支招如下：

✔ 档案来源真实    

将网络虚拟身份升级为可信的数字身份，确保文件系统用户身份真实，来源可信；

✔ 档案内容可信

接入上海CA可信电子签名/签章，通过电子签署的手段保障科研档案内容不可篡改；

✔ 档案传输安全

通过可信的PKI/CA技术，实现文件数据加密传输，确保科研档案安全传输；

✔ 档案备份保全

建立科研电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

在当今电子化大潮下，《规定》的施行有利于加强新形势下的科研档案管理工作和科研诚信体系建设，促进科研档案和科学数据的协同管理，减轻科研人员负担。

上海CA也将积极投身科研档案电子化相关工作，充分发挥数字认证、电子签署、网络安全、密码服务等领域技术优势，融合创新发展理念，为促进我国科技创新工作，提升组织科技创新能力不懈奋斗。  

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